TSE-Pflicht für Kassensysteme

Was eine TSE überhaupt ist

TSE steht für technische Sicherheitseinrichtung. Es ist ein zertifiziertes Sicherheitsmodul, das jeden einzelnen Kassiervorgang in dem Moment protokolliert, in dem er ausgelöst wird. Jede Buchung bekommt eine fortlaufende Signatur mit Zeitstempel, die sich nachträglich nicht mehr verändern lässt, ohne dass es auffällt.

Der Zweck ist einfach: Vor der TSE war es technisch möglich, Umsätze im Nachhinein aus einer Kasse zu löschen. Genau das soll die Signaturkette verhindern. Die Zertifizierung erfolgt durch das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik, und nur zertifizierte Module erfüllen die Anforderung.

Technisch gibt es die TSE als USB-Stick, als SD-Karte, fest verbaut im Gerät oder als Cloud-Lösung. Für die Rechtslage macht die Bauform keinen Unterschied. Praktisch schon: Eine Cloud-TSE braucht eine funktionierende Internetverbindung, eine lokale nicht.

Wer eine TSE braucht und wer nicht

Hier liegt das häufigste Missverständnis. Die Pflicht knüpft nicht daran an, wie groß Ihr Betrieb ist oder wie viel Umsatz Sie machen, sondern ausschließlich daran, womit Sie kassieren.

Sie brauchen eine TSE, wenn Sie elektronisch kassieren

Sobald Sie ein elektronisches Aufzeichnungssystem einsetzen, also ein Kassensystem, eine Registrierkasse oder eine Kassen-App auf Tablet oder Smartphone, muss dieses System über eine zertifizierte TSE verfügen. Ob Sie damit zehn oder tausend Bons am Tag schreiben, spielt keine Rolle.

Sie brauchen keine TSE, wenn Sie eine offene Ladenkasse führen

In Deutschland gibt es bis heute keine allgemeine Pflicht, überhaupt elektronisch zu kassieren. Wer seine Einnahmen mit einer offenen Ladenkasse erfasst, also mit einer Geldschublade und einem täglichen Kassenbericht, fällt nicht unter die TSE-Pflicht.

Das ist allerdings kein Freifahrtschein. Die offene Ladenkasse verlangt einen täglich erstellten, rechnerisch nachvollziehbaren Kassenbericht mit Zählprotokoll. In der Praxis ist das aufwendiger und bei einer Prüfung angreifbarer als eine ordentlich geführte elektronische Kasse. Wer sie wählt, sollte das bewusst tun und sauber dokumentieren.

Hinweis für die Planung: Diese Wahlfreiheit steht politisch zur Disposition. Zum Stand dieser Seite ist eine Registrierkassenpflicht für Betriebe ab einer bestimmten Umsatzgrenze geplant. Was dazu bereits feststeht und was nicht, haben wir im Ratgeber zur Registrierkassenpflicht zusammengefasst.

Seit wann die Pflicht gilt

Die gesetzliche Grundlage steht in § 146a der Abgabenordnung, ausgestaltet durch die Kassensicherungsverordnung. In Kraft ist sie seit dem 1. Januar 2020.

Weil zum Stichtag noch nicht genügend zertifizierte Module am Markt verfügbar waren, gab es eine Nichtbeanstandungsregelung, die Ende März 2021 ausgelaufen ist. Seitdem gibt es keine Übergangsfrist mehr. Wer heute ohne TSE elektronisch kassiert, tut das ohne Schonfrist.

Welche Ausnahmen es gibt

Neben der offenen Ladenkasse nimmt die Kassensicherungsverordnung bestimmte Gerätearten vom Anwendungsbereich aus. Nicht als elektronische Aufzeichnungssysteme im Sinne der Vorschrift gelten unter anderem:

• Fahrscheinautomaten und Fahrscheindrucker
• Geldautomaten
• Waren- und Dienstleistungsautomaten
• Geld- und Warenspielgeräte
• elektronische Buchhaltungsprogramme ohne Kassenfunktion

Für Taxameter und Wegstreckenzähler gelten eigene, zeitlich versetzte Regelungen. Wenn Sie in einem dieser Randbereiche unterwegs sind, klären Sie den Einzelfall bitte mit Ihrer Steuerkanzlei, statt sich auf eine Aufzählung zu verlassen.

Gilt die TSE-Pflicht für Kleinunternehmer?

Ja. Das ist die Frage, die uns am häufigsten gestellt wird, und die Antwort überrascht viele: Die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG betrifft die Umsatzsteuer. Mit der Kassenführung hat sie nichts zu tun.

Ein Imbiss mit 40.000 Euro Jahresumsatz, der eine Kassen-App auf dem Tablet nutzt, braucht genauso eine TSE wie ein Restaurant mit 800.000 Euro. Wer als Kleinunternehmer ohne TSE auskommen will, muss auf die offene Ladenkasse ausweichen, mit allem, was daran an Dokumentationsaufwand hängt.

Was ohne TSE passiert

Eine Kassenführung ohne vorgeschriebene TSE ist ein formeller Mangel. Auffallen kann er bei einer Kassennachschau nach § 146b AO, die unangekündigt während der Geschäftszeiten stattfindet, oder bei einer regulären Betriebsprüfung.

Die eigentliche Konsequenz ist selten das Bußgeld, das die Abgabenordnung vorsieht. Teurer wird es meist über einen anderen Weg: Verwirft das Finanzamt die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung, darf es Umsätze hinzuschätzen. Solche Schätzungen fallen naturgemäß nicht zugunsten des Betriebs aus, und sie erstrecken sich auf mehrere Jahre. In der Praxis übersteigt das die Kosten einer konformen Kasse regelmäßig um ein Vielfaches.

Was zur TSE noch dazugehört

Eine TSE allein macht eine Kasse noch nicht finanzamtkonform. Drei Punkte kommen dazu, die in der Praxis oft übersehen werden:

Belegausgabepflicht

Für jeden Vorgang muss ein Beleg bereitgestellt werden. Ob der Kunde ihn mitnimmt, ist seine Sache, ausgeben müssen Sie ihn trotzdem. Papier ist nicht vorgeschrieben: Ein digitaler Beleg per QR-Code auf dem Kundendisplay erfüllt die Pflicht ebenso und spart Bonrollen.

Meldung an das Finanzamt

Elektronische Aufzeichnungssysteme sind dem Finanzamt zu melden, mit Angaben zu Gerät, Seriennummer und eingesetzter TSE. Die Meldung läuft über Mein ELSTER. Auch die Außerbetriebnahme eines Geräts ist meldepflichtig.

Datenexport im DSFinV-K-Format

Bei einer Kassennachschau muss Ihre Kasse alle Einzeldaten im vorgeschriebenen Format ausgeben können. Wenn ein Prüfer vor Ihnen steht und die Kasse das nicht kann, hilft die beste TSE nichts.

Was das für Ihren Betrieb heißt

Wenn Sie heute elektronisch kassieren, sind drei Fragen relevant: Hat Ihr Gerät eine aktive, zertifizierte TSE? Ist das System beim Finanzamt gemeldet? Und kann es den DSFinV-K-Export? Wenn Sie bei einer davon zögern, lohnt sich ein Blick.

Wir prüfen das kostenlos, unabhängig davon, wo Sie Ihre Kasse gekauft haben. Häufig reicht eine Nachrüstung, und dann sagen wir das auch, statt ein neues Gerät zu verkaufen. Einen Überblick über konforme Systeme finden Sie bei unseren Kassensystemen und Registrierkassen.