Ab dem 1. Januar 2025 gilt eine gesetzliche Meldepflicht für elektronische Kassensysteme gemäß § 146a Abs. 4 AO. Diese Regelung soll Manipulationen und Steuerhinterziehung im Kassenbereich verhindern.
Ursprünglich war der Start der Meldepflicht früher geplant, wurde jedoch verschoben, da es noch kein geeignetes Meldeverfahren gab. Ab sofort ist die Meldung über „Mein ELSTER“ möglich.
Wer muss seine Kassensysteme melden?
Alle Unternehmen, die elektronische Kassensysteme oder Registrierkassen mit einer technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) nutzen, sind verpflichtet, diese pro Betriebsstätte beim zuständigen Finanzamt zu melden.
Dies betrifft insbesondere:
- Computergestützte Kassensysteme
- PC-Kassensysteme
- Tablet- und App-basierte Kassensysteme
- Elektronische Registrierkassen
- Waagen mit Registrierkassenfunktion
- Warenwirtschaftssysteme mit Kassenfunktion
- Kassensoftware mit Barzahlungsmodul (z. B. für IGeL-Leistungen)
Welche Informationen müssen gemeldet werden?
Bei der Meldung sind folgende Angaben erforderlich:
- Name und Steuernummer des Steuerpflichtigen
- Art der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE)
- Art und Anzahl der verwendeten Kassensysteme
- Seriennummer der Systeme
- Anschaffungs- und ggf. Außerbetriebnahmedatum
Wichtig:
- Jedes Kassensystem ist genau einer Betriebsstätte zuzuordnen.
- Pro Betriebsstätte ist eine eigene Mitteilung erforderlich, die alle dort verwendeten Systeme umfasst.
Wie erfolgt die Meldung?
Die Meldung kann über folgende Wege durchgeführt werden:
- Direkte Eingabe: Über das ELSTER-Portal unter www.elster.de („Mitteilung über elektronische Aufzeichnungssysteme“).
- Upload einer XML-Datei: Diese Datei kann direkt vom Kassensystem oder der Kassensoftware erstellt werden.
- Datenfernübertragung: Über eine Kassen- oder andere Software mithilfe der ERiC-Schnittstelle (ELSTER Rich Client).
Welche Fristen sind einzuhalten?
- Systeme, die vor dem 1. Juli 2025 angeschafft wurden, müssen bis zum 31. Juli 2025 gemeldet werden.
- Systeme, die ab dem 1. Juli 2025 angeschafft oder außer Betrieb genommen werden, sind innerhalb eines Monats zu melden.
- Systeme, die vor dem 1. Juli 2025 endgültig außer Betrieb genommen wurden, müssen nur gemeldet werden, wenn sie zuvor bereits registriert wurden.
Hinweis: Diese Regelungen gelten auch für gemietete oder geleaste Kassensysteme.
Kassensystem Schritt für Schritt anmelden über ELSTER
In diesem Video zeigt ein Steuerberater Schritt für Schritt, wie Sie Ihr Kassensystem über ELSTER richtig anmelden können:
- Video-Anleitung auf YouTube ansehen
- (Quelle: Lukas Hendricks / Steuerberater Lukas Hendricks, YouTube)